정액으로 지급되는 출장비의 세무적인 불이익은 무엇인가요?

안녕하세요? 오 팀장입니다.
대기업이나 영업활동이 많은 중소기업의 경우 사규로 내부 출장비 지급규정을 제정하여 직원들의 국내 출장 시 교통비와 식대, 숙박비 등에 대해 정규증빙에 따른 실비로 정산하지 않고, 출장거리와 출장일 등을 고려해 출장 일비의 개념으로 정액으로 지급하고 있습니다. 이처럼 실제 지출증빙 없이 출장명령서, 출장비 정산내역서 등으로 지출증빙을 대신하여 출장비를 지급하고 있는 경우 법인의 손금으로 인정할 수 있는지, 증빙불비 가산세 등 세무적으로 불이익은 없는지 알아보겠습니다.

▣손금산입 여부

업무와 관련하여 출장하는 임직원에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 해당 법인의 출장비 지급규정 및 출장비 정산서 등 객관적인 거래증빙에 의해 출장업무와 관련하여 정당하게 지출되었다는 것이 입증되는 경우에는 지출증빙이 없어도 손금 인정이 가능합니다.

[ 국세청 예규 ]
교통비·숙박비·식대 등의 여비교통비를 회사 지급규정에 따라 지급하는 경우 증빙에 의하여 확인되는 금액만 손금 산입 되는지의 여부
☞법인이 업무와 관련하여 출장한 직원에게 일정한 지급규정에 따라 지급하는 실비변상 정도의 여비교통비는 사용내역별로 구체적인 증빙이 없는 경우에도 법인의 손금으로 하는 것임. -법인, 법인 46012-3283, 1994.12.02-

이때 거래 건당 3만 원을 초과하는 지출금액에 대해서는 해외출장 시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받은 경우처럼 지출증빙서류 수취 특례가 적용되는 거래를 제외하고는 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표 등의 정규증빙을 수취하지 않으면 증빙불비 가산세가 적용됩니다. 이처럼 법인의 비용은 모두 지출증빙을 수취하여 업무 관련성을 입증할 필요가 있으며, 임직원의 실제 활동 등을 감안하여 내부규정으로 출장 일비 지급을 규정한다면 그 내용이 합리적이고 증빙이 없더라도 법인의 손금으로 인정될 수 있습니다.

▣주의할 점

간혹 몇몇 기업들이 지출증빙이 없어도 사내규정만으로 손금 인정이 가능한 점을 악용하여 허위로 출장 가공경비를 계상하여 이익을 축소하거나 비자금을 조성하는 사례가 종종 발생합니다. 특히 출장과 관련하여 실비정산이 아닌 사규에 의해 지급되는 출장비의 경우 과세관청으로부터 지출증빙을 미수취 한 부분에 대해 가공경비를 계상하여 이익을 축소했다거나 비자금을 조성했다는 의심을 받지 않으려면, 내부품의서, 출장명령서, 출장여비 정산서만으로는 실제 출장 사실을 확인하기 곤란한 측면이 있기 때문에 출장을 증명할 수 있는 지출에 대해 증빙서류를 수취하여 출장여비 정산서 등에 첨부해야 합니다.
예를 들어 법인신용카드 사용 등 실제 지출증빙에 의해 출장자가 출장기간에 해당 출장지에 체류하고 있었다는 사실이 확인되는 경우에는 내부품의서, 출장명령서 등에 따른 출장이 실제 있었고, 이에 따라 여비교통비가 지출되었다고 보는 것이 합리적이라고 판단되기 때문입니다. 즉, 사규에 의해 출장비를 지급했다고 해도 실제로 부산으로 출장 간 직원이 출장지역까지 이동함에 따라 발생하는 교통비인 KTX 승차권이나 거래처를 방문하기 위해 부산에 있는 택시를 이용하고 수취한 간이영수증 한 장만이라도 출장여비 정산서 등에 첨부되어 있다면 그 직원이 그 날짜에 그 지역에 출장을 갔다 온 사실이 실제 영수증에 의해 추가로 입증될 수 있는 것입니다.